40× sneller nieuwe medewerkers op de payroll

40× sneller werknemers onboarden

Sinds 1994 is Kolibrie de HRM-specialist voor de horeca. Horecaondernemers kunnen personeel onderbrengen bij Kolibrie zonder zich zorgen te hoeven maken over administratief werk.

Kolibrie ontvangt elk jaar duizenden aanmeldingen van nieuwe medewerkers — stuk voor stuk handmatig verwerkt. Er wordt veel gewerkt met diverse (digitale) werkurenbriefjes om de verloning maandelijks in orde te krijgen. Om aan wet- en regelgeving, verschillende CAO’s en klantwensen te voldoen, kost dit veel tijd en handwerk.

We ontwikkelden een maatwerkplatform zodat horecaondernemers én horecapersoneel payroll-processen gemakkelijker doorlopen. Kolibrie verwacht minder fouten, sneller afgehandelde administratie en een duidelijker, transparanter proces.

Een gestroomlijnd inschrijf- en managementsysteem

In intensieve samenwerking met Kolibrie ontwierpen we vernieuwende dienstverlening. Vanaf het begin werkten multidisciplinaire teams van Sping en Kolibrie samen. Via Design Sprints leerden we knelpunten kennen en maakten we verbetervoorstellen; prototypes testten we herhaaldelijk met restaurant- en hotelhouders, hun medewerkers en interne Kolibrie-gebruikers.

Het Kolibrie-portaal is er voor iedereen

Het platform heeft drie gezichten: werkgevers en Kolibrie-beheerders gebruiken een responsive webinterface; werknemers een mobiele app; alles koppelt aan het bestaande verloningssysteem.

Met Ruby on Rails bouwden we een webapplicatie waarmee horecaondernemers contractaanbiedingen maken. Klantafspraken en CAO-regels zitten in het systeem; bij het maken van een contract worden alleen geldige opties getoond.

Medewerkers accepteren met de iOS- of Android-app contracten, vullen gegevens aan en identificeren zich; alles is overzichtelijk bij te houden zodat Kolibrie relaties en medewerkers kan ondersteunen.

Wat voorheen een week duurde, kan nu in 4 uur

Horecaondernemers schrijven nieuwe medewerkers zelf binnen enkele minuten in; medewerkers ontvangen en ondertekenen sneller digitaal.

Voor Kolibrie scheelt het veel werk en zijn er minder fouten: persoonsgegevens controleert en vult de werknemer zelf aan, wettelijke documentcontrole is geautomatiseerd en contractondertekening verloopt digitaal.

“De samenwerking met Sping is super verlopen! Er werd goed geluisterd naar onze behoeftes en wensen waardoor we een mooi product in de markt hebben kunnen zetten.”

Paola Paymans — Control & process / product owner Kolibrie Payroll