Workflow-app voor reinigingsspecialist RMM

Workflow app sluit naadloos aan op specialistisch reinigingsproces van RMM

RMM is in 1999 opgericht met de doelstelling het specialistisch reinigen en onderhouden van diverse transportmaterialen, transportmiddelen en mobiele objecten. In 1999 introduceerde RMM het mobiel reinigen van wagenparken bij de klant op locatie. De VCA 2 Ster certificering van de mobiele wasinstallaties en procedures staat garant voor een milieuvriendelijke werkwijze, waarbij het water dat vrijkomt opgevangen en duurzaam gefilterd wordt.

Anno 2016 is het dienstenpakket uitgebreid, telt het bedrijf zo’n 80 medewerkers en is RMM actief op meer dan 150 verschillende locaties in Nederland en België.

Bij RMM werd het proces — van werkplanning tot checklists van uitgevoerde werkzaamheden en facturatie — in Excel bijgehouden. Tot een bepaald punt werkte dat, maar naarmate het aantal opdrachten groeide, nam de administratieve last toe. Veel data werd handmatig ingevoerd, wat druk op de backoffice gaf en foutgevoelig was.

Op zoek naar de juiste workflow en administratie-tool

Om de administratie te stroomlijnen ging RMM op zoek naar een geschikte tool en woog “van de plank” ERP af tegen een volledig maatwerksysteem. Bestaande ERP bleek niet te voldoen: de werkprocessen zélf waren niet het probleem, alleen de registratie moest efficiënter. Standaardsoftware zou RMM’s werkwijze moeten knikken naar de software; personalisatie bleef vaak beperkt tot huisstijl, terwijl echte proces-aansluiting onmogelijk of duur was.

De keuze viel op maatwerk van Sping vanwege naadloze aansluiting op het werkproces, meer flexibiliteit en meegroeien met RMM. Het doel was niet het vervangen van administratief personeel, maar snelle, correcte registratie en groei zonder groei van de backoffice.

De belangrijkste fase was het voortraject: onze teams verdiepten zich in diensten en werkproces om knelpunten te vinden en digitalisering goed te ontwerpen. Daarna maakten we wireframes — prototypes waarmee RMM direct kon ervaren hoe het product werkt — wat de keuze voor maatwerk bevestigde.

iOS iPad-app

We ontwikkelden een iOS iPad-app die medewerkers op locatie door de werkzaamheden leidt, met veiligheidschecks die niet vergeten worden. Voor de administratie is een backend gebouwd met gekoppeld facturatiesysteem. Ook is er een klantenportal waarin klanten o.a. kunnen zien welk voertuig wanneer is gereinigd.

Het systeem werd gefaseerd uitgerold. Bij een aantal klanten werken medewerkers al met de iPad; de eerste reacties zijn zeer positief: eenvoudig gebruik en alle losse stappen die voorheen handmatig samengevoegd werden zitten nu in de workflow — foto’s zijn direct gekoppeld aan het juiste voertuig en klant.

Klaar voor de toekomst

Met de overstap van Excel naar maatwerk is RMM klaar voor groei. De oplossing wordt inmiddels ook gebruikt bij andere activiteiten: de-icing van vliegtuigen en milieu-incidenten service (spills).